Neue Maschinenverordnung
Was Maschinenbauer jetzt zur neuen Maschinenverordnung wissen müssen
Die neue Maschinenverordnung ist da – und jetzt?
Am 20. Januar 2027 wird sie verbindlich: die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Sie ersetzt die bisherige Maschinenrichtlinie und bringt zahlreiche Änderungen – von technischen Dokumentationspflichten über Konformitätserklärungen bis hin zu digitalen Anforderungen wie Cybersecurity und KI.
Was auf den ersten Blick nach zusätzlicher Bürokratie klingt, ist in Wahrheit eine Einladung zur Modernisierung. Maschinenbauer, die jetzt handeln, gewinnen nicht nur Rechtssicherheit, sondern können auch richtig Kosten sparen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie:
- Was sich mit der neuen Maschinenverordnung konkret ändert,
- Welche Auswirkungen das auf Ihre tägliche Praxis hat,
- Wo klassische Tools an ihre Grenzen stoßen,
- Und wie Sie die neuen Anforderungen pragmatisch umsetzen – ohne Projektwelle.
Was sich durch die neue Maschinenverordnung ändert – und warum das wichtig ist
Von Richtlinie zur Verordnung: Aus „sollte“ wird „muss“
Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG wird durch die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 abgelöst. Der Unterschied: Eine Verordnung gilt direkt in allen Mitgliedstaaten – ohne nationale Umsetzungsgesetze. Das heißt: Kein Interpretationsspielraum mehr. Kein Aufschieben.
Übergangsfrist: Lang genug für Vorbereitung – zu kurz fürs Zögern
Bis zum 20. Januar 2027 gilt eine Übergangsfrist von 42 Monaten. Klingt lang – ist aber trügerisch. Wer die Prozesse rund um technische Unterlagen, CE-Konformität oder Betriebsanleitungen kennt, weiß: Diese Zeit ist schnell vorbei, wenn man heute noch analog arbeitet.
Neue technische Anforderungen im Überblick
Die Maschinenverordnung greift aktuelle technische Entwicklungen auf und reagiert auf Risiken, die vor 20 Jahren noch keine Rolle gespielt haben. Die wichtigsten Änderungen:
- Cybersecurity: Maschinen mit digitaler Steuerung müssen gegen unbefugten Zugriff gesichert sein.
- Künstliche Intelligenz: KI-Komponenten fallen unter neue Risikobewertungen.
- Digitale Dokumentation: Betriebsanleitungen, Konformitätserklärungen und technische Unterlagen dürfen (und müssen) digital verfügbar sein.
- Lebensdauer-Betrachtung: Sicherheit gilt nicht nur bei Inbetriebnahme, sondern über den gesamten Produktlebenszyklus.
Neue Anforderungen an technische Dokumentation und CE-Erklärungen
Konkret bedeutet das:
- Betriebsanleitungen müssen digital bereitgestellt werden.
- Kunden dürfen Papierfassungen verlangen
- Konformitätserklärungen müssen über eine Internetadresse abrufbar sein.
- Die technische Dokumentation wird umfassender und strukturierter.
Was die neue Maschinenverordnung für den Alltag im Maschinenbau bedeutet
Technische Dokumentation wird zur Daueraufgabe
Hersteller müssen sicherstellen, dass Betriebsanleitungen und Konformitätserklärungen während der gesamten Lebensdauer der Maschine digital zugänglich bleiben – also auch Jahre nach dem Verkauf. Das betrifft insbesondere den Service und den Ersatzteilvertrieb.
Papier oder Digital? Beides muss möglich sein
Kunden dürfen digitale Anleitungen verlangen. Wer Maschinen international vertreibt, muss also in mehreren Sprachen digital liefern können – idealerweise strukturiert und automatisiert. Gleichzeitig müssen Sie in der Lage sein, auf Wunsch gedruckte Anleitungen bereitzustellen.
Konformitätserklärungen: Abrufbar, nachvollziehbar, eindeutig
Die CE-Erklärung muss online abrufbar sein – dauerhaft und versioniert. Der Verweis auf eine allgemeine Firmenwebsite reicht nicht. Es braucht eine klare URL, einen eindeutigen Bezug zum Produkt und nachvollziehbare Versionsstände.
Ohne digitale Struktur droht der Kontrollverlust
Viele Hersteller verwalten Dokumentationen noch über Fileserver, Mailverläufe und manuelle Ablagen. Die Folge: Versionskonflikte, fehlende Rückverfolgbarkeit, kein Zugriff im Servicefall. Mit der neuen Verordnung wird das zum Compliance-Risiko.
Neue Maschinenverordnung 2023/1230: Was sich für Maschinenbauer konkret ändert
Compliance erfordert Kontext – nicht nur Dateien
Die Verordnung fragt nicht nur: „Gibt es eine Anleitung?“
Sie fragt:
- Ist sie aktuell?
- Ist sie auffindbar?
- Ist sie maschinenbezogen?
- Ist sie zugänglich für Dritte?
Ohne kontextbezogene Ablage und klare Struktur lassen sich diese Fragen nicht mehr zuverlässig beantworten.
Digitalisierung gelingt nur im Team
So schaffen Sie Akzeptanz für neue Tools – von der Einführung bis zur aktiven Nutzung.
Warum klassische Tools an ihre Grenzen stoßen
SharePoint, ERP & Co.: Nicht gemacht für technische Dokumentation
ERP-Systeme dienen der Auftrags- und Fertigungssteuerung. SharePoint ist ein Ablagesystem. Beide können Dokumente speichern – aber nicht revisionssicher, nicht im Produktkontext, und nicht so, wie es die neue Maschinenverordnung verlangt.
Die Realität: „final_final_v3_bitte_nicht_löschen.pdf“
Wer Dokumente per E-Mail verschickt oder in Sammelordnern speichert, kennt die Problematik: Es gibt keine verbindliche Version, keine Zuordnung zum Produkt und keine einfache Möglichkeit, Änderungen rückzuverfolgen.
Compliance braucht System – nicht Ablage
Wer Betriebsanleitungen, Risikobeurteilungen und Konformitätserklärungen nicht strukturiert verwaltet, kann im Audit oder bei Haftungsfällen nicht nachweisen, welche Informationen wann und wie bereitgestellt wurden.
Wie eine digitale Maschinenakte konkret hilft
Digitale Plattformen wie Synctive erfüllen die Anforderungen der neuen Verordnung mit einer digitalen Maschinenakte:
- Zentrale Dateiablage am Asset: Alle relevanten Dokumente wie Betriebsanleitungen, Stücklisten und CE-Dokumente werden in einer Lebenslaufakte gebündelt.
- Klare Strukturen und Transparenz: Dokumente sind eindeutig zugeordnet, nachvollziehbar und jederzeit aktuell.
- Digitale Kundenfreigabe mit einem Klick: Dokumente lassen sich schnell und sicher mit Kunden teilen – immer aktuell und gesetzeskonform.
- Audit- und Servicefreundlichkeit: Dank übersichtlicher Struktur ist jede notwendige Information sofort griffbereit, was Serviceeinsätze und Audits erheblich vereinfacht.
Weniger Stillstand durch die digitale Maschinenakte
Erfahren Sie, wie Wartungsdaten zentral verfügbar werden – für schnellere Einsätze und besseren Überblick.
Digitale Maschinenakte entdeckenDie neue Maschinenverordnung kommt – und mit ihr die Gelegenheit zur Vereinfachung
Die neue EU-Maschinenverordnung macht aus „Nice-to-have“ ein Muss:
- Wer technische Dokumentation weiterhin als Last sieht, wird in den nächsten Jahren unter Druck geraten.
- Wer sie als strategisches Element begreift, kann interne Prozesse vereinfachen, Servicekosten senken und Kundenbindung stärken.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um zu handeln.
Nicht mit einem Mammutprojekt, sondern mit pragmatischen Schritten:
- Struktur schaffen,
- Tools auswählen,
- Zuständigkeiten klären.
Mit Lösungen wie Synctive gelingt der Umstieg ohne Umwege. Die Pflicht zur Dokumentation wird so zur Chance auf Übersicht, Effizienz – und Rechtssicherheit.
Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient ausschließlich der allgemeinen Information und der Interpretation der Inhalte der neuen Maschinenverordnung. Für rechtlich verbindliche Einschätzungen oder konkrete Handlungsempfehlungen wenden Sie sich bitte an eine fachkundige Rechtsberatung.
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